Việc nào của bạn đang lặp lại mỗi tuần?

viết cho người đang dùng AI để hỏi cho biết

Bài này giúp bạn chọn ra việc đầu tiên nên giao cho AI, trong số những việc bạn vẫn tự tay làm lại mỗi tuần.

Tình huống dưới đây là giả định, nhưng rất hay gặp ở văn phòng. Sáng thứ Hai, bạn mở AI ra hỏi cách viết một công thức Excel. Nó trả lời gọn, bạn chép công thức rồi đóng cửa sổ. Chiều thứ Tư, bạn hỏi nó nghĩa một từ tiếng Anh trong hợp đồng. Lại đóng.

Hết tuần, bạn vẫn tự tay gõ báo cáo tuần, tự gom số từ mấy file vào một bảng, tự soạn email nhắc việc cho từng người. Những việc tốn giờ nhất trong tuần chưa lần nào đi qua AI.

Đó là bậc 1 trên thang 5 bậc của trang này, bậc "Hỏi cho biết": hỏi xong thì đóng, việc vẫn tự làm như cũ. Hỏi như vậy vẫn có ích, có điều mấy việc nặng nhất của bạn thì nó chưa đụng tới.

Đổi đúng một chỗ

Thôi hỏi nó biết gì. Nhìn xem tuần này bạn làm lại việc gì.

Muốn biết nên giao việc gì cho AI, hãy bắt đầu từ lịch làm việc tuần vừa rồi của bạn. Ý này tôi mượn từ một câu Anthropic viết khi giới thiệu Cowork, một công cụ của họ:

“…for the work you'd normally do yourself, not the work you'd normally ask about.”

Anthropic · bài “What is Claude Cowork”, khoá Introduction to Claude Cowork · academy.claude.com

Tôi tạm dịch: dùng nó cho việc bạn vẫn tự tay làm, không phải việc bạn vẫn hay đi hỏi. Câu gốc nói về một công cụ cụ thể, nhưng ranh giới đó cũng là ranh giới của bậc 1. Câu hỏi thì tự tra cũng ra, còn việc tự tay làm mới là chỗ bạn mất giờ. Bốn bước dưới đây để tìm ra việc đó.

Cùng một tuần, hai cách dùng

01 Ghi hết đầu việc của một tuần

Mở lịch, hộp thư đã gửi và thư mục file của tuần vừa rồi. Ghi ra mọi đầu việc bạn đã làm, kể cả việc chỉ mất mười phút. Ở bước này chưa lọc gì cả.

Ghi cho cụ thể, tới mức người khác đọc là biết việc gì. Ghi "viết" hay "làm báo cáo" thì chẳng nói lên điều gì. Ghi "báo cáo tuần gửi trưởng phòng, gom số từ file tiến độ" thì mới dùng được. Anthropic dặn đúng điều này trong một bài tập của khoá AI Capabilities and Limitations: danh sách phải có tên đầu việc và bối cảnh của nó.

Cũng bài tập đó gợi ý: sau này giao việc nào cho AI thì ghi thêm một dòng cạnh việc đó, lần giao ấy dùng được ngay hay phải sửa lại. Danh sách này là thứ bạn quay lại mỗi lần thử một cách mới.

02 Đánh dấu việc làm lại y hệt

Đọc lại danh sách. Đánh dấu những việc tuần nào cũng quay lại, và lần nào cũng làm gần như theo một cách.

Dấu hiệu của một việc lặp

• Tuần nào cũng có, hoặc tháng nào cũng có vài lần.
• Lần nào bạn cũng mở cùng mấy file, theo cùng một thứ tự.
• Bản làm ra có khuôn quen: cùng mẫu báo cáo, cùng kiểu email, cùng một bảng.
• Bạn làm được mà không phải nghĩ nhiều, chỉ tốn giờ.

Trong khoá Introduction to Claude Cowork, Anthropic tả loại việc đáng giao cho AI bằng ba nét: có nhiều bước, nằm trong file thật, phải đi qua vài công cụ. Việc lặp nào có thêm ba nét đó thì càng đáng giao.

03 Chấm ba thứ cho mỗi việc lặp

Với mỗi việc đã đánh dấu, ghi ba thứ ngay cạnh nó:

1. Bao lâu một lần. Mỗi ngày, mỗi tuần hay mỗi tháng.
2. Mỗi lần mất bao lâu. Ước theo phút, không cần chính xác.
3. Sai thì ai chịu, chịu tới đâu. Sai một con số trong bảng nội bộ khác xa sai một câu trong email gửi khách.

Việc hay lặp, tốn giờ, sai thì sửa được trong nội bộ là việc nên thử trước. Việc sai là mất lòng khách hay phải ký tên thì để sau. Cách chấm này tôi rút gọn từ bài tập kiểm kê việc trong tuần của khoá AI Fluency for Small Businesses (Anthropic). Bài gốc xét thêm vài tiêu chí, ở đây tôi giữ ba cái dễ chấm nhất.

Còn phân vân thì thử một câu hỏi của bản Claude 101 tiếng Việt trên claude.vn (một dự án cộng đồng, không phải trang của Anthropic): nếu một người giỏi trong nhóm làm giúp bạn phần lớn việc này, bạn có yên tâm không? Yên tâm thì việc đó đáng thử giao.

04 Chọn đúng một việc để giao trước

Trong những việc chấm ổn, chọn một việc thôi. Nên chọn việc có hạn trong tuần tới, để bạn thử luôn trên việc thật.

“Task Delegation means asking "should AI do this?" not just "can it?"”

Anthropic · bài “Tying it all together”, khoá AI Fluency for Small Businesses · academy.claude.com

Tôi tạm dịch: giao việc là hỏi "AI có nên làm việc này không", chứ không chỉ hỏi "nó làm được không". Nhiều việc nó làm được mà bạn vẫn nên giữ: việc cần bạn phán đoán, việc sai một chữ là mất lòng khách, việc phải ký tên. Với những việc đó, nó soạn nháp thì được, còn người quyết vẫn là bạn.

Việc nên giao trước

Báo cáo tuần, bảng tổng hợp số, email nhắc việc trong nhóm: việc nội bộ, sai thì còn sửa kịp trước khi tới tay ai.

Việc nên khoan giao

• Việc dính dữ liệu khách: tên, số điện thoại, hợp đồng.
• Việc dùng số của công ty chưa công bố.
• Việc phải ký tên hoặc chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Với hai loại đầu, hỏi công ty bạn cho phép đưa gì vào AI trước đã. Chưa hỏi được thì bỏ tên, bỏ số thật đi rồi mới dán.

Một loại nữa nên gắn cờ: việc dựa vào thứ riêng của công ty bạn, như mẫu biểu nội bộ, đơn giá, quy định vừa đổi. AI biết rộng nhưng mỏng ở chuyện hiếm, chuyện địa phương và chuyện mới thay đổi (bài Knowledge, khoá AI Capabilities and Limitations của Anthropic). Việc loại này vẫn giao được, nhưng bạn phải đưa tài liệu vào cùng.

Chỗ dễ làm hỏng

Hai tình huống dưới đây là giả định, để bạn nhận ra sớm.

Kiểu một: chọn ngay việc to nhất. Giả sử bạn chọn báo cáo tháng, việc nặng nhất và nhiều người đọc nhất. Lần đầu giao, bản ra lệch nhiều chỗ, bạn sửa mất cả buổi rồi kết luận AI không làm được việc của mình. Một việc nhỏ hơn, sai thì sửa trong nội bộ, cho bạn chỗ để học cách giao trước khi đụng tới việc lớn.

Kiểu hai: viết xong danh sách rồi cất. Giả sử bạn ghi đủ việc, chấm đủ ba thứ, rồi để đó. Tuần sau mọi thứ vẫn y như cũ. Danh sách chỉ có ích khi tuần tới có một việc trong đó đi qua AI thật.