Viết quy trình công ty bằng AI từ lời kể thô, rồi tự đi thử từng bước

viết cho người làm văn phòng đang giữ trong đầu một việc mà chưa ai ghi lại

Viết quy trình công ty bằng AI chạy tốt khi bạn kể thô việc đang làm, bắt AI hỏi lại chỗ còn thiếu, rồi tự đi thử từng bước của bản nháp. AI soạn khung rất nhanh, nhưng nó không biết công ty bạn thật sự làm thế nào, nên người đã làm việc ấy phải là người quyết bản nào dùng được.

Tình huống dưới đây là giả định, dựng trên một tiệm văn phòng phẩm minh hoạ (không phải công ty hay khách của ai). Thứ Sáu, bạn sắp nghỉ phép một tuần và người thay hỏi cách nhận đơn đặt hàng. Bạn kể thô cho AI một đoạn, AI trả về quy trình tám bước đánh số gọn gàng, và bạn gửi cho người thay mà chưa đọc kỹ. Thứ Ba tuần sau, một đơn lớn được chốt giá và gửi xác nhận cho khách khi chưa qua kế toán duyệt, vì bản AI viết không có bước đó. Bước ấy chưa từng được ai viết ra. Nó chỉ nằm trong đầu bạn.

01 Vì sao bản AI soạn đẹp mà người thay làm theo vẫn sai?

Vì bản đẹp ấy là quy trình chung của mọi tiệm bán hàng. Nó viết ra thứ trông đầy đủ vì chỉ cần các bước chung là đủ khuôn. Chỗ riêng của công ty bạn thì nó không có để đọc: đơn từ mức nào phải qua kế toán, kho xác nhận bằng cách nào, khách quen được nợ tới đâu. Mấy chỗ đó nằm trong đầu người làm lâu, và lời kể thô hay bỏ qua đúng chúng vì đã quá quen.

Nếu bạn không dặn, AI thường viết tiếp luôn chứ không dừng lại hỏi, và chỗ trống được lấp bằng một bước nghe hợp lý. Cả đoạn này là giả định để minh hoạ. Tôi chưa có số đo AI điền sai bao nhiêu phần trăm nên không đưa con số nào. Cách bắt AI hỏi lại tôi viết riêng ở bài ba câu bắt AI hỏi lại trước khi nó làm.

02 Kể thô thế nào để AI soạn ra quy trình có người, có chỗ kiểm?

Vì AI lấp chỗ trống bằng điều nghe hợp lý, câu lệnh phải làm hai việc: đưa lời kể thật, và cấm nó đoán. Câu lệnh nên có năm ý. Một là lời kể thô dán nguyên, cứ kể như nói với đồng nghiệp, chưa cần gọn. Hai là yêu cầu ghi ai làm từng bước. Ba là yêu cầu ghi đầu vào và đầu ra của từng bước. Bốn là yêu cầu hỏi lại chỗ thiếu trước khi viết. Năm là yêu cầu đánh dấu bước nào cần người kiểm.

Khối dưới là bản chấm trên máy bạn, chữ không gửi đi đâu, và nó không phải AI thật. Nó chỉ dò chữ để xem câu của bạn có nêu đủ năm ý hay chưa, không chấm câu hay hay dở. Đoạn kể thô trong khối là của tiệm văn phòng phẩm minh hoạ.

Bản AI trả về lần đầu hiếm khi dùng được ngay, và Anthropic nói thẳng điều đó trong khoá hướng dẫn của họ:

"…your first prompt rarely produces a perfect result—and that's okay."

Anthropic · bài "Getting better results" · academy.claude.com

Tôi tạm dịch: câu lệnh đầu tiên hiếm khi cho ra kết quả hoàn hảo, và điều đó bình thường. Bản nháp quy trình cũng vậy: nó là chỗ bắt đầu của vòng sửa. Câu lệnh nào chạy tốt thì lưu lại cho lần sau, cách lưu ở bài lưu câu lệnh AI thành mẫu. Bài này nói chuyện khác: biến lời kể thành quy trình, và ai phải đọc nó trước khi nó được dùng.

03 Người làm thật phải làm gì với bản nháp?

Vì AI không biết công ty bạn làm thế nào, bản nháp chỉ thành quy trình khi người đã làm việc ấy đi qua nó. Có ba bước, và bước nào cũng cần người thật.

1. Đọc từng bước và hỏi: công ty mình làm vậy thật không? Gạch bước nào bạn không nhận ra, và ghi thêm bước nào đang thiếu, như bước kế toán duyệt ở cảnh đầu bài. Những chỗ AI đã đánh dấu "cần người kiểm" đọc trước, nhưng đừng chỉ tin các dấu đó.
2. Cho một người chưa từng làm đi thử, bạn đứng nhìn và không giải thích. Lấy một đơn giả (đơn thật đã xong thì xoá tên khách và giá), để người thay đi theo bản nháp từ đầu tới cuối. Chỗ họ hỏi "rồi sao nữa" là chỗ quy trình còn thiếu.
3. Sửa, đưa lại cho AI, rồi ghi ai đã thử và ngày nào. Quy trình chưa có người thử thì ghi rõ "bản nháp" ở đầu trang, để người sau biết nó chưa qua tay ai.

Lời kể thô hay kèm tên khách và giá thật, nên trước khi dán lên AI, xem bảy câu tự hỏi ở bài trước khi dán file này lên AI.

04 Khung một quy trình mẫu để in

Sau vòng đi thử, bạn cần một chỗ ghi lại kết quả, nên đây là khung sáu mục cho mỗi bước: bước, ai làm, đầu vào, làm gì, đầu ra, chỗ kiểm. Bốn bước nhận đơn của tiệm minh hoạ đã điền sẵn để bạn thấy cách ghi. Nút "In bảng tra" in ra một trang A4.

Khung quy trình nhận đơn đặt hàng (mẫu)

Dữ liệu minh hoạ

• Bước 1 · Nhận đơn

  Ai làm: nhân viên bán hàng

  Đầu vào. Tin nhắn hoặc cuộc gọi của khách.

  Làm gì. Ghi tên khách, mặt hàng, số lượng vào sổ đơn.

  Đầu ra. Một dòng đơn trong sổ.

  Chỗ kiểm. Đọc lại số lượng với khách trước khi sang bước 2.

• Bước 2 · Hỏi kho còn hàng

  Ai làm: nhân viên bán hàng hỏi, thủ kho trả lời

  Đầu vào. Dòng đơn vừa ghi.

  Làm gì. Hỏi thủ kho tồn của từng mặt hàng trong đơn.

  Đầu ra. Còn hay thiếu, kèm ngày có hàng nếu thiếu.

  Chỗ kiểm. Thủ kho trả lời bằng chữ, không nhắc miệng.

• Bước 3 · Chốt giá (cần người duyệt)

  Ai làm: nhân viên báo giá, kế toán duyệt

  Đầu vào. Dòng đơn và bảng giá.

  Làm gì. Báo giá. Đơn từ mức công ty đã đặt trở lên thì gửi kế toán duyệt.

  Đầu ra. Giá đã chốt.

  Chỗ kiểm. Chưa có chữ duyệt của kế toán thì chưa gửi xác nhận.

• Bước 4 · Gửi xác nhận cho khách

  Ai làm: nhân viên bán hàng

  Đầu vào. Giá đã chốt và kết quả hỏi kho.

  Làm gì. Gửi tin xác nhận gồm hàng, số lượng, giá, ngày giao; in phiếu đưa kho.

  Đầu ra. Tin xác nhận đã gửi và phiếu giao kho.

  Chỗ kiểm. So tin xác nhận với dòng đơn trước khi bấm gửi.

Bốn bước trên là ví dụ minh hoạ cho một tiệm không có thật, không phải quy trình của công ty nào. Muốn dùng, chép sáu mục này cho từng bước của việc bạn đang làm. Mức tiền phải qua kế toán do công ty bạn tự đặt.

Quay lại thứ Sáu trước kỳ nghỉ, lần này theo giả định khác. Bạn dán lời kể kèm câu lệnh có đủ năm ý, AI hỏi lại một câu về đơn to là đơn từ mức nào, và bạn trả lời. Người thay đi thử bản nháp trên một đơn giả, tới bước 3 thì dừng chờ chữ duyệt của kế toán. Bạn ghi "đã thử" cùng ngày lên đầu trang rồi mới đi nghỉ.