AI quản lý kho qua Zalo: một ca tôi vừa làm xong

viết cho người đang giữ kho và thiết bị bằng sổ sách, tin nhắn và trí nhớ

Một doanh nghiệp vừa có AI quản lý kho qua Zalo: đội trợ lý lo chuyện kho, thiết bị và quy trình nội bộ. Tôi kể hệ thống được thiết kế để làm gì, và phần nào tôi còn đang theo dõi.

Tình huống dưới đây là giả định. Bạn giữ kho của một doanh nghiệp. Sáng ra có ba người nhắn ba câu: hôm nay xuất nhập những gì, thiết bị kia bảo trì thế nào, mua vật tư phải qua mấy bước. Mỗi câu là một lần lục sổ, lục file, hoặc gọi cho người nhớ nhất.

AI quản lý kho qua Zalo là để những câu hỏi đó đi thẳng vào Zalo, rồi một trợ lý AI tra sổ và tài liệu của doanh nghiệp để trả lời trong cuộc trò chuyện ấy. Mọi người vẫn dùng Zalo quen tay.

Tôi vừa tư vấn và thiết kế xong một hệ thống như vậy cho một doanh nghiệp, chạy bằng OpenClaw, một nền tảng để dựng trợ lý AI trả lời qua Zalo. Bài này kể ca đó. Tôi giữ kín tên doanh nghiệp nên chỉ kể điều người dùng nhìn thấy.

01 Một buổi sáng bình thường đổi ra sao?

Giả sử sổ kho ghi sai một con số và không ai kịp đối chiếu. Người cần vật tư ra kho thì không thấy hàng, còn bạn là người phải giải thích vì sao sổ nói có. Việc kho nhỏ ở đâu cũng có kiểu rắc rối này, và nó thường chạm vào đúng người giữ kho.

Theo thiết kế, mỗi người nhắn câu hỏi của mình vào Zalo, hệ thống chuyển tới trợ lý phụ trách kho, thiết bị hoặc mua hàng. Tôi chưa có lần hỏi thật nào để kể việc chuyển này chạy trơn tới đâu.

02 Hệ thống làm được những việc gì?

Những việc đã dựng, nhìn từ phía người dùng cuối (chỗ nào chưa chạy ổn thì nói ở mục sau):

• Báo cáo kho cuối ngày. Cuối ngày trợ lý soạn báo cáo xuất nhập kho theo một khung cố định.
• Trợ lý cho mảng kho, thiết bị và một trợ lý mua hàng. Mỗi trợ lý được dựng riêng, theo thiết kế sẽ trả lời dựa trên tài liệu và quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
• Kho tri thức có người gác cửa. Tài liệu của doanh nghiệp được đọc rồi đúc thành từng ghi chú ngắn. Ghi chú mới được đưa vào hàng chờ để người duyệt, và đường tránh bước duyệt còn nằm trong danh sách tồn đọng của tôi.
• Một bảng điều khiển trên web. Người quản lý xem được có những trợ lý nào, mỗi trợ lý đang được phép làm gì, và chỉnh quyền ngay tại đó.

03 Phần nào tôi chưa biết, và vì sao vẫn phải đối chiếu sổ?

Hệ thống mới chạy, nên có chỗ tôi chưa đo được. Báo cáo cuối ngày soạn đúng khung, nhưng khâu gửi chưa ổn định: có đêm báo cáo không tới nơi, tôi đang chỉnh và theo dõi. Khi người dùng hỏi thật thì trợ lý đúng bao nhiêu, tôi chưa có số nên chưa dám nói.

Với chuyện kho thì có một chỗ nên cẩn thận ngay từ đầu. Anthropic, hãng làm ra Claude, giải thích trong bài về cách AI sinh chữ rằng chỗ AI hay sai nhất là chi tiết cụ thể:

“Fabrication concentrates in specificity: names, dates, statistics, citations, URLs, quotes. The more precise a claim, the more it warrants verification.”

Anthropic · bài “Next Token Prediction”, khoá AI Capabilities and Limitations · academy.claude.com

Tôi tạm dịch: chỗ bịa dồn vào chi tiết cụ thể như tên, ngày, số liệu; câu càng chính xác càng cần kiểm. Số tồn kho đúng là loại con số đó. Trợ lý báo một con số dùng cho việc nhỏ thì tiện, còn dùng cho việc lớn thì mở sổ ra đối chiếu. Cách kiểm tôi đã viết ở bài chỗ AI hay bịa trong báo cáo.

Một điều nữa trước khi làm: dữ liệu công ty đưa cho AI đọc phải được chọn lọc. Tôi gom bảy câu tự hỏi ở bài trước khi dán file này lên AI.

04 Khách của tôi phản ứng ra sao?

Còn nhiều chỗ chưa chắc như ở mục trên, nhưng điều làm tôi tin hướng đi này là phản ứng của khách. Khách của tôi thấy AI vận hành cho chính doanh nghiệp mình thì WOW thật sự, và muốn đưa AI vào thật nhiều việc nữa. Ngoài hệ thống này, khách còn tự chủ động làm thêm trên Claude Pro để tạo ra nhiều sản phẩm khác cho doanh nghiệp.

Với tôi, vui nhất là dẫn một người vào con đường dùng AI, cho cá nhân lẫn doanh nghiệp, rồi thấy AI mang lại hiệu quả cho người đó và cho doanh nghiệp của họ. Hiệu quả ấy tôi chưa đo bằng con số, nên chỉ kể điều đã thấy.

Quay lại buổi sáng ở đầu bài: ba câu hỏi vốn là ba lần lục sổ. Khi hệ thống chạy ổn, người giữ kho sẽ nhận về những câu đã có người trả lời trước, còn việc đối chiếu số trước khi chốt vẫn là của người giữ kho.